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Wie Sie mit StaffHub einen Schichtenplan erstellen

StaffHub ist ein Tool von Microsoft, um eine elektronische Schichten- oder Pikettplanung für ein KMU zu erstellen und zu unterhalten. Vorgesetzte erfassen am PC die einzelnen Schichten für Ihre Mitarbeiter und teilen diese anschliessend mit ihnen. Die Mitarbeiter greifen daraufhin in der Regel über ihr Smartphone auf den Schichtenplan zu und haben ihn immer dabei wenn sie ihn brauchen.

Wie funktioniert StaffHub?

Erstellen Sie zuerst einen wöchentlichen Schichtenplan für Ihre Mitarbeiter. Unterteilen Sie dabei den Plan in verschiedenen Teams und Abteilungen, damit Sie den Überblick behalten. Meistens bleibt der Wochen-Einsatzplan gleich, oder wiederholt sich in einem regelmässigen Rhythmus. Damit Sie nicht jede Woche einen neuen Schichtenplan erstellen müssen, können Sie einen beliebigen Zeitraum aus der Vergangenheit kopieren und als Vorlage für zukünftige Tage nehmen. Bei Bedarf können Sie dann noch Änderungen vornehmen.

Kein Arbeitstag ist gleich. Darum können Sie bei den Schichten ihren Mitarbeitern Notizen und Hinweise hinterlassen. Somit sieht die Mitarbeiterin, auf was Sie sich am nächsten Tag fokussieren muss und welche Aufgaben bei ihr anstehen. Das können Sie übrigens auch von unterwegs erledigen, wenn Sie zum Beispiel einmal nicht im Büro sind und Ihnen spontan etwas einfällt. Auch wichtige Dokumente können Sie in der App hinterlegen. Ihre Mitarbeiter haben dann mit nur wenigen Klicks darauf Zugriff.

Mit StaffHub können die Mitarbeiter selbständig untereinander Schichten abtauschen oder sich gegenseitig Schichten anbieten. Bei einer gegenseitigen Einigung der Mitarbeiter wird der Tausch-Vorschlag zu ihrer Vorgesetzten weitergeleitet. Als Vorgesetzte entscheiden Sie mit einem Klick, ob die Schicht so abgetauscht werden darf oder können andernfalls auch ein Veto einlegen. Bei einem positiven Entscheid wird die Änderung automatisch im System aktualisiert. Abwesenheits- oder Ferienanträge lassen sich auch auf die gleiche Art und Weise organisieren.

Die App bietet zudem die Möglichkeit, die Arbeitszeiten zu erfassen. Einfach bei Schichtbeginn ein- und am Abend wieder ausstempeln. Dazwischen können natürlich auch Pausen eingetragen werden.

Die erfassten Zeiten lassen sich zu jeder Zeit in eine Excel-Datei exportieren, damit Ende Monat eine korrekte Abrechnung der Arbeitszeiten vorliegt.




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